Bei einer Abwesenheit, die länger als eine Woche dauert (bspw. durch Auslandsaufenthalt, Krankenstand, anderweitige Verhinderung etc.) müssen, abhängig von der Position, unterschiedliche Personen informiert, Formulare ausgefüllt und weitere Dinge beachtet werden.
Abwesenheit
Bei einer Abwesenheit beginnend ab einer Woche oder länger, bis hin zu mehreren Wochen, sind, je nach Funktion, die folgenden Dinge zu beachten:
Sachbearbeiter:in
Es ist mit der jeweiligen Referatsleitung abzuklären, wie lange die voraussichtliche Abwesenheit dauern wird und wer zwischenzeitlich die Aufgaben innerhalb des Referates übernehmen kann.
Sollte die Abwesenheit aus Sicht des:der Referent:in zu lange dauern, um eine sinnvolle Mitarbeit innerhalb des Referats gewährleisten und den Erhalt der ECTS-Punkte rechtfertigen zu können, ist das Rücktritts-Formular auszufüllen. Ein Eintritt nach Rückkehr ist nicht nur möglich, sondern auch gewollt, sollte in jedem Fall aber vorab bei der Referatsleitung thematisiert werden.
Referent:in
Es ist mit dem Vorsitz-Team der Hochschulvertretung abzuklären, wie lange die voraussichtliche Abwesenheit dauern wird und wer zwischenzeitlich die Aufgaben innerhalb des Referates übernehmen kann.
Sollte die Abwesenheit aus Sicht des Vorsitz-Teams zu lange dauern, um eine sinnvolle Leitung des Referates gewährleisten und den Erhalt der ECTS-Punkte rechtfertigen zu können, ist das Rücktritts-Formular auszufüllen.
Eine Rückkehr als Referent:in des jeweiligen Referates ist nur bedingt möglich, da das Vorsitz-Team für den Zeitraum der Abwesenheit eine interimistische Referatsleitung bestimmt und diese bei der ehestmöglichen Sitzung offiziell gewählt werden muss. Sofern der:die neu gewählte Referent:in nicht freiwillig zurücktritt, ist eine Rückkehr als Referent:in, vorbehaltlich einer Wahl bei einer Sitzung der Hochschulvertretung, nicht möglich.
Studienvertretung
Sofern die Abwesenheit es verhindert, den Tätigkeiten als Vorsitzende:r der Studienvertretung nachzukommen, können die Aufgaben und Pflichten für den Zeitraum der Abwesenheit an die erste Stellvertretung übergeben werden. Sollte die erste Stellvertretung ebenfalls verhindert sein, kann an die zweite Stellvertretung übergeben werden.
Ist auch die zweite Stellvertretung im selben Zeitraum verhindert, können die Aufgaben und Pflichten an den:die Vorsitzende:n der Hochschulvertretung übergeben werden.
In jedem Fall ist das Formular für die Ausstellung einer Vollmacht auszufüllen und an den:die Vorsitzende:n der Hochschulvertretung sowie an die bevollmächtigte Person zu übermitteln.
Wirtschaftsreferent:in
Die Aufgaben und Pflichten können für den Zeitraum der Abwesenheit an den:die stv. Wirtschaftsreferent:in übertragen werden, indem das Formular für die Ausstellung einer Vollmacht ausgefüllt und an den:die Vorsitzende:n der Hochschulvertretung sowie an die bevollmächtigte Person übermittelt wird.
Vorsitz
Sofern die Abwesenheit es verhindert, den Tätigkeiten als Vorsitzende:r der Hochschulvertertrung nachzukommen, können die Aufgaben und Pflichten für den Zeitraum der Abwesenheit an die erste Stellvertretung übergeben werden. Sollte die erste Stellvertretung ebenfalls verhindert sein, kann an die zweite Stellvertretung übergeben werden.
In jedem Fall ist das Formular für die Ausstellung einer Vollmacht auszufüllen und an die Leitung des Kollegiums der Fachhochschule Vorarlberg, die ÖH-Wahlkommission der Fachhochschule Vorarlberg sowie an die bevollmächtigte Person zu übermitteln.