Alle Sitzungen der ÖH müssen ordnungsgemäß protokolliert werden. Diese Protokolle dienen der Nachvollziehbarkeit der besprochenen Themen und Entscheidungen, sind für die interne sowie externe Kommunikation unerlässlich und gesetzlich vorgeschrieben. Wer die Sitzung protokolliert, kann der oder die Vorsitzende in Abstimmung bestimmen. Es muss nicht zwingend die Stellvertretung sein.
Vorlage:
Es steht eine spezifische Protokollvorlage zur Verfügung, die bei jeder Sitzung verwendet werden muss. Diese Vorlage sorgt für Einheitlichkeit und erleichtert die Bearbeitung und das Verständnis der Protokolle.
Tagesordnungspunkte:
Jeder Tagesordnungspunkt (TOP) muss als eigener Punkt im Protokoll aufgeführt werden. Dies ermöglicht eine klare Trennung der Themen und eine strukturierte Darstellung der besprochenen Inhalte.
Namen und Personen:
Im Protokoll werden Personen immer mit Großbuchstaben und nur mit ihrem Nachnamen genannt. Zum Beispiel: „MAIERHOFER berichtet über…“.
Raumwechsel von Mandatsträger:innen:
Es ist zwingend erforderlich, festzuhalten, wann eine Person mit Mandat den Raum verlässt oder wieder betritt, inklusive der genauen Uhrzeit. Dies dient der lückenlosen Dokumentation der Anwesenheit und Teilnahmeberechtigung.
Zusammenfassung der Diskussionen:
Diskussionen sollen im Protokoll kurz und prägnant zusammengefasst werden. Eine detaillierte Wort-für-Wort-Aufzeichnung ist nicht notwendig. Das Ziel ist, dass eine Person, die das Protokoll liest, den wesentlichen Inhalt und die wichtigsten Punkte der Diskussion erfassen kann.
Frist:
Ein Protokoll muss innerhalb von vier Wochen nach der Sitzung an die folgenden Personen und Stellen versendet werden:
- ÖH-Teammitglieder inklusive Mandatare
- Rektorat
- Wahlkommission
- hsg@bmbwf.gv.at
- koko.oeh@bmbwf.gv.at (nur Protokolle, die wirtschaftlichen Bezug haben)
Veröffentlichung:
Das Protokoll muss zudem auf der Website der ÖH veröffentlicht werden, um Transparenz gegenüber den Studierenden und der Öffentlichkeit zu gewährleisten. Ist gesetzlich festgelegt.