Bearbeitung von Anträgen und Rechnungen

Hier wird beschrieben, wie verschiedene Arten von Anträgen bearbeitet werden.

Refundierungsantrag

Studierende können einen Refundierungsantrag stellen, um bis zu 15,- € pro Person und Semester zurückerstattet zu bekommen. Der Antrag muss folgende Unterlagen enthalten:

• Originalrechnungen für die Ausgaben
• Teilnehmer:innenliste der Personen, die an der Veranstaltung teilgenommen haben und eine Rückzahlung erhalten sollen
• Ausgefüllter Refundierungsantrag, der auf der Webseite der ÖH verfügbar ist

Schritte zur Bearbeitung eines Refundierungsantrags

1. Eingang des Antrags:
   • Sobald der Antrag eingegangen ist, wird er mit einem Eingangsstempel versehen. Dieser enthält das aktuelle Datum. Die Stempel befinden sich im Büro.
2. Prüfung des Antrags:
   • Überprüfe, ob der angegebene Studiengang korrekt ist.
   • Schreibe die entsprechende Kostenstelle auf den Antrag. Eine Liste aller Kostenstellen hängt im ÖH-Büro aus.
3. Kontrolle der Unterlagen:
   • Originalität der Rechnungen: Stelle sicher, dass alle eingereichten Rechnungen Originale sind.
   • Unterschrift des Antrags: Überprüfe, ob der Antrag ordnungsgemäß unterschrieben ist.
   • Teilnehmer:innenliste: Die Liste muss von den Teilnehmer:innen unterschrieben sein.
   • Prüfung der Teilnehmer:innen: Jede Person darf nur einmal pro Semester eine Unterstützung erhalten. Prüfe und markiere alle Personen, die schon eine Förderung erhalten haben.
4. Berechnung des Erstattungsbetrags:
   • Streiche etwaige Pfandbeträge (z.B. Pfand für Glasflaschen) von der Rechnung.
   • Trage den auszuzahlenden Betrag ein: Maximal 15,- € pro Person auf der Liste, die noch keine Förderung in diesem Semester erhalten hat.
5. Abschluss:
   • Unterschreibe den Antrag und lege ihn in das Postfach des Wirtschaftsreferats zur weiteren Bearbeitung.

Sponsoringantrag

Studierende können Sponsoringanträge einreichen, um finanzielle Unterstützung für bestimmte Vorhaben zu erhalten. Vor der Einreichung sollte der Antrag in der Regel mit der oder dem Vorsitzenden des zuständigen Studiengangs abgesprochen werden.

Schritte zur Bearbeitung eines Sponsoringantrags:

1. Eingang des Antrags:
   • Sobald der Sponsoringantrag eingegangen ist, wird dieser mit einem Eingangsstempel versehen. Der Stempel mit dem aktuellen Datum ist im Büro zu finden.
2. Prüfung der Angaben:
   • Die Richtigkeit der Angaben der Studierenden wird überprüft. Dabei wird besonders darauf geachtet, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind.
3. Zuordnung der Kostenstelle:
   • Die entsprechende Kostenstelle wird auf dem Antrag vermerkt. Eine Auflistung aller Kostenstellen befindet sich im ÖH-Büro.
4. Überprüfung der Belege:
   • Es wird kontrolliert, ob die eingereichten Rechnungen Originale sind.
   • Zudem muss sichergestellt werden, dass der Antrag ordnungsgemäß unterschrieben wurde.
5. Abzüge und Auszahlung:
   • Vom auszuzahlenden Betrag wird der Pfand abgezogen.
   • Der endgültige auszuzahlende Betrag wird auf dem Antrag vermerkt. Der Höchstbetrag wurde im Vorfeld festgelegt
6. Weiterleitung:
   • Der bearbeitete Antrag wird unterschrieben und anschließend in das Postfach des Wirtschaftsreferats gegeben.

Angebotsrefundierung

Eine Angebotsrefundierung ermöglicht es Studierenden, ein Angebot eines Referats in Anspruch zu nehmen und die Kosten rückerstattet zu bekommen. Der Angebotsrefundierungsantrag wird von den Studierenden zusammen mit einer Originalrechnung bei der ÖH eingereicht.

Schritte zur Bearbeitung einer Angebotsrefundierung:

1. Eingang des Antrags:
   • Sobald der Refundierungsantrag eingegangen ist, wird dieser mit einem Eingangsstempel versehen. Der Stempel mit dem aktuellen Datum ist im Büro verfügbar.
2. Prüfung der Angaben:
   • Die Angaben der Studierenden werden auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
3. Zuordnung der Kostenstelle:
   • Die entsprechende Kostenstelle wird auf dem Antrag notiert. Eine Liste aller Kostenstellen hängt im ÖH-Büro aus.
4. Überprüfung der Belege:
   • Es wird überprüft, ob die eingereichte Rechnung ein Original ist.
   • Zudem wird sichergestellt, dass der Antrag ordnungsgemäß unterschrieben ist.
5. Festlegung des auszuzahlenden Betrags:
   • Der auszuzahlende Betrag, sei es der gesamte Kaufpreis oder nur ein Teil davon, wird auf dem Antrag vermerkt.
6. Weiterleitung:
   • Der bearbeitete Antrag wird unterschrieben und in das Postfach des Wirtschaftsreferats gegeben.

Rechnungen

Rechnungen werden in der Regel per E-Mail oder per Post an die ÖH übermittelt. Sobald eine Rechnung eingegangen ist, sind folgende Schritte zur Bearbeitung notwendig:

1. Rechnungsempfänger prüfen (Rechnungen müssen an die offizielle ÖH-Adresse ausgestellt werden)
2. Ausdrucken der Rechnung: Die per E-Mail erhaltene Rechnung muss zunächst ausgedruckt werden.
3. Eingangsstempel setzen: Die gedruckte Rechnung wird mit einem Eingangsstempel versehen, der das aktuelle Datum zeigt. Die benötigten Stempel befinden sich im Büro.
4. Kostenstelle eintragen: Auf der Rechnung wird die entsprechende Kostenstelle vermerkt. Eine Übersicht aller Kostenstellen ist im ÖH-Büro ausgehängt.
5. Unterschrift einholen: Die Rechnung muss von der verantwortlichen Person der Kostenstelle, in der Regel ein:e Referent:in oder der:die Vorsitzende der Studienvertretung (StV), unterschrieben werden.
6. Weiterleitung ans Wirtschaftsreferat: Nach der Unterschrift wird die Rechnung in das Postfach des Wirtschaftsreferats gelegt, um die weitere Bearbeitung zu gewährleisten.