Refundierung & Sponsoring – Anträge ab sofort bequem online ausfüllen
Pünktlich zum Start des Wintersemesters 2021/2022 ist es seit Ende August nun möglich, Anträge auf Refundierung und Sponsoring bequem und schnell online auszufüllen! Die bisherigen Vorlagen haben es lange Zeit ermöglicht, Geld für Vernetzungstreffen, Abschlussfeiern oder größere Events rückerstattet zu bekommen. Durch den Ausbau der neuen Website deiner ÖH an der Fachhochschule Vorarlberg haben wir den bürokratischen Aufwand nun noch weiter minimiert und insgesamt so komfortabel wie möglich gestaltet.
Ein Online-Formular mit vielen Vorteilen
Das neue Online-Formular ermöglicht das bequeme Ausfüllen von Anträgen auf Refundierung und Sponsoring im Handumdrehen. Egal ob zuhause am Laptop, vor Ort in der Fachhochschule oder unterwegs am Handy, mit nur wenigen Eingaben kommt ihr direkt zu einem vollständig ausgefüllten PDF-Dokument, das ihr nur noch unterschreiben und abgeben müsst. Dabei spielt es für uns keine Rolle, ob ihr händisch oder lieber digital mit der Handy-Signatur unterschreibt, solange ihr die Originalrechnungen sowie beispielsweise die ausgefüllte Anwesenheitsliste parat habt.
Das Formular wurde so gestaltet, dass es gängige Fehler bereits vorab erkennt und entsprechende Hinweise gibt, bevor das PDF-Dokument generiert wird. Zudem haben wir darauf geachtet, dass wir die Formulare für zukünftige Zwecke schnell und nahtlos adaptieren können, ohne dass es für die Studierenden der FH Vorarlberg zu langen Wartezeiten oder Unklarheiten kommt!
Datenschutz als Grundprinzip
Da das Thema Datenschutz eine extrem wichtige Rolle spielt – vor allem, weil es sich bei Refundierungs- & Sponsoringanträgen auch um personenbezogene Daten handelt – haben wir das von Grund auf in die Umsetzung einfließen lassen. Die ÖH Website verwendet ausschließlich eine sichere Verbindung mittels https und verschlüsselter Kommunikation.
Das Formular ist zudem so gestaltet, dass die erfassten Daten nicht länger als eine Stunde zwischengespeichert werden, bevor diese unwiderruflich gelöscht werden. Das generierte PDF-Dokument kann zudem nur über den bereitgestellten Download-Link innerhalb eines Zeitraums von 10 Minuten heruntergeladen werden und wird dabei dynamisch generiert – sprich: es steht niemandem sonst zur Verfügung und wird nicht abgespeichert.
Wir freuen uns über Verbesserungsvorschläge
Wir haben das neue System intern bereits ausgiebig getestet und freuen uns darauf, den Prozess für die Refundierung und das Sponsoring von Veranstaltungen zu erleichtern. Vor allem nach den letzten zwei Semester, bei denen der persönliche Kontakt viel zu kurz gekommen ist, ist diese Neuerung hoffentlich eine hilfreiche Unterstützung.
Gerne sind wir jederzeit offen für Feedback und Anregungen zum neuen Online-Formular rund um die Anträge zu Refundierung und Sponsoring und helfen natürlich auch gerne bei etwaigen Fragen oder Anliegen!
Im Namen des Wirtschaftsreferats sowie der gesamten ÖH
Dominic Luidold, BSc, Sachbearbeiter im Kulturreferat & Julia Heimböck, Wirtschaftsreferentin